Avocatii comunica cu clientii lor sau cu avocatii adversarilor folosind emailul mai mult decit niciodata. Este foarte convenabil dar aceasta modalitate de comunicare prezinta si citeva probleme.
De exemplu, s-a pus in discutie daca comunicarea cu un client in care acesta din urma foloseste email-ul angajatorului este de natura sa afecteze secretul profesional in sensul ca angajatorul – in virtutea dreptului sau contractual de a verifica corespondenta trimisa de catre salariati prin adresa de email a companiei – poate incalca confidentialitatea existenta in relatia client – avocat.
Indiferent de experienta profesionala a avocatului, voi posta in continuare citeva idei personale despre cum sa raspunzi unui email „furios” .
Respira adinc si aseaza-te comod in scaun
Cind un email primit iti declanseaza o stare de furie, nu raspunde pina cind nu te calmezi. Daca toata lumea ar urma aceasta regula, va garantez ca cel putin 50% din toate certurile pornite in baza unor email-uri nu ar mai exista.
Un email determina prin el insusi posibilitatea unei interpretari gresite a continutului – tonul si emotiile expeditorului nu pot fi analizate in momentul discutiei asa cum se intimpla cind este fata in fata cu interlocutorul. Am citi multe mesaje mai mult decit ofensatoare iar ulterior, peste 1-2 ore, am decis ca totusi acele mesaje erau normale. Daca recititi un email ofensator sau enervant o ora mai tirziu si inca nu v-ati schimbat parerea despre el, urmati una dintre optiunile de mai jos.
Inabusiti focul in loc sa turnati gaz peste el
Trimiterea unui mesaj la fel de rautacios ca si raspuns este usor si – pentru scurt timp – va face sa va simtiti bine. Totodata va crea o mare prapastie intre dvs si interlocutor ceea ce va determina aparitia mai multor probleme si dureri de cap decit daca nu ati fi trimis un astfel de raspuns. Indiferent cine este expeditorul – client sau avocatul advers – aveti nevoie de o relatie cu interlocutorul dvs care sa functioneze si sa deschida noi porti de negociere si intelegere. In consecinta, incercati ca raspunsul dvs sa fie calm si sa incerce solutionarea problemei in mod amiabil.
Daca exista posibilitatea incercati o intilnire cu persoana respectiva. Este mult mai greu sa fii nesimtit cu respectiva persoana in fata si este mai usor sa devii o persoana rationala. Poate ca nu este placut la inceput, insa situatia va reveni la normal si se vor deschide noi cai de comunicare.
Daca intilnirea fata in fata nu este o optiune viabila, atunci ridica telefonul si discuta problema. Multe persoane sunt lei in fata PC si mielusei la telefon. In multe cazuri, simplul fapt al contactarii telefonice este suficient sa fie considerat o ramura de maslin intinsa interlocutorului iar acest lucru poate fi de natura sa linisteasca lucrurile.
Daca nu poti contacta persoana respectiva la telefon, atunci alege-ti cu grija cuvintele cind redactezi raspunsul.Poti incepe mesajul cu sintagma „Probabil ca este vina mea ca nu am explicat clar ce doream insa ….” si apoi spui ce este de spus. Daca este nevoie sa raspunzi la o intrebare, atunci raspunzi clar si concis, insa lasa deoparte orice comentariu ce poate fi interpretat in mod negativ.
Bineinteles, in oricare dintre cazurile de mai sus intotdeauna exista o sansa ca cealalta persoana sa continue sa fie furioasa sau chiar irationala. De multe ori este vorba de o lipsa de comunicare care trebuie rezolvata. Cind primesti un email „furios” tine minte ca sunt multe metode de a raspunde insa incearca sa rezolvi problema in loc sa o complici.