Consiliul Superior al Magistraturii a dat publicitatii vineri, 201 mai 2011, Nota Inspectiei Judiciare privind aspectele semnalate în legătură cu recepţionarea de către instanţe a corespondenţei transmise pe e-mail.
“Prin memoriul înregistrat la Inspecţia Judiciară o organizaţie a invocat refuzul Judecătoriei S. de a primi corespondenţa prin e-mail, în condiţiile în care pe pagina de internet a acestei instanţe este postat un anunţ prin care părţilor li se solicita să nu folosească poşta electronică pentru transmiterea corespondenţei, fiind îndrumaţi să utilizeze în acest scop faxul sau registratura instanţei.
În urma verificărilor s-a constat că anunţul respectiv nu este postat pe pagina de internet a Judecătoriei S., ci pe cea a Tribunalului S.
Astfel, la secţiunea „contact” a site-ului acestei din urmă instanţe, accesibil pe portalul instanţelor judecătoreşti, este inserat un anunţ având următorul conţinut „Vă rugăm să nu folosiţi adresele de e-mail pentru a trimite acte, documente, întâmpinări în procesele pe care le aveţi pe rolul instanţei noastre!!!! Pentru acestea, folosiţi faxul sau registratura instanţei!!!!!”.
Referitor la acest aspect, conducerea Tribunalului S. a precizat că postarea acestui anunţ s-a datorat primirii mai multor mesaje de la părţi pe adresa de e-mail a instanţei, iar receptarea acestora a creat o serie de dificultăţi legate de necesitatea trierii şi repartizării către compartimentele instanţei a corespondenţei respective, precum şi un consum suplimentar de hârtie şi toner din partea instanţei, în condiţiile în care petentul nu suportă niciun cost suplimentar.
Pe de altă parte, dispoziţiile Regulamentului de ordine interioară a instanţelor judecătoreşti, deşi prevăd posibilitatea transmiterii corespondenţei prin e-mail, nu sunt corelate cu dispoziţiile legale referitoare la semnătura electronică, iar modalitatea în care mesajele electronice sunt transmise face imposibilă determinarea autorului.
Cu toate acestea, se precizează că mesajele electronice care cuprindeau data concrete referitoare la dosarele aflate pe rol, au fost totuşi imprimate şi ataşate la dosar.
Articolul nr. 93 din Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti face distincţie din punct de vedere al modalităţii de transmitere, între actele de sesizare a instanţei şi celelalte cereri.
Astfel alin. 1 al articolului limitează posibilităţile de depunere a actelor de sesizare a instanţei prin corespondenţă, fiind prevăzute în acest sens serviciile poştale, curier sau fax.
În ceea ce priveşte corespondenţa referitoare la dosarele aflate pe rolul instanţelor, alineatul nr. 2 al aceluiaşi articol prevede posibilitatea transmiterii prin poştă, curier, fax, e-mail sau prin orice alt mijloc de comunicare.
Este adevărat că regulamentul nu cuprinde prevederi exprese legate de semnarea cererilor transmise prin corespondenţa, dar acesta se completează cu dispoziţiile legale în materie.
În ceea ce priveşte corespondenţa electronică sunt incidente dispoziţiile art. 5 din Legea nr. 455/2001, conform cărora înscrisul în formă electronică, căruia i s-a încorporat, ataşat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică, bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv şi generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii electronice, este asimilat, în ceea ce priveşte condiţiile şi efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată.
Instanţele de judecată pot semnala petenţilor condiţia prevăzută de lege pentru atestarea semnăturii electronice, dar potrivit dispoziţiilor regulamentare trebuie să asigure condiţiile necesare recepţionării, imprimării şi ataşării acestora la dosar, urmând ca judecătorul învestit cu soluţionarea cauzei să analizeze în ce măsură cererea îndeplineşte condiţiile de formă prevăzută de procedura civilă.
Este adevărat că imprimarea corespondenţei electronice presupune cheltuieli suplimentare din partea instanţelor, din punct de vedere al materialelor consumabile, probleme identice fiind ridicate şi de transmiterea corespondenţei prin fax.
În condiţiile inexistenţei unei obligaţii legale de plata unei taxe suplimentare, nu li se poate restricţiona dreptul justiţiabililor de a transmite în această manieră corespondenţa aferentă dosarelor aflate pe rolul instanţei, cheltuielile urmând a fi suportate din bugetul instanţelor.
Avându-se în vedere cele constatate,
PROPUNEM:
Înaintarea notei Secţiei pentru judecători a Consiliului Superior al Magistraturii, pentru a dispune.
Comunicarea notei tuturor curţilor de apel în vederea luării măsurilor corespunzătoare.
INSPECTOR,”